Tout savoir sur l’externalisation
Qu’est-ce que l’externalisation ?
L’externalisation est un processus commercial par lequel une entreprise transfère la responsabilité de certaines de ses tâches à une partie externe, soit une autre entreprise, soit une entreprise spécialisée dans cette tâche.
La tendance à l’externalisation a commencé à prendre une place prépondérante à la fin des années 80 et a reformé de nombreuses entreprises dans le monde entier.
En effet, elle permet aux entreprises d’atteindre de meilleurs niveaux financiers en obtenant plus d’efficacité grâce à la délégation de la gestion de certains processus commerciaux à des tiers spécialisés.
Quels processus doivent être externalisés ?
L’externalisation est utilisée pour soutenir la gestion de l’entreprise. Cependant, tous les domaines d’une entreprise ne se prêtent pas à l’externalisation.
Les domaines qui peuvent être externalisés sont tous ceux liés aux activités de soutien qui ne compromettent pas la prise de décision de l’entreprise.
Ci-après les domaines concernés :
- Gestion comptabilité et finances : ces domaines requièrent un personnel hautement spécialisé ou un expert qui sait travailler avec des données et connaît tous les types de législation en la matière.
- Marketing : ce domaine est généralement externalisé car il existe des entreprises spécialisées dans cette activité, avec un personnel hautement qualifié, sans compter que les coûts sont réduits lorsque vous disposez d’une équipe de fournisseurs chargée de la commercialisation de votre entreprise.
- Administration des ressources humaines : en relation avec les processus de recrutement, de sélection et de paie.
- Activités secondaires : telles que le nettoyage, la sécurité, la fourniture de papeterie, la gestion d’événements, parmi beaucoup d’autres.
Quant aux domaines de l’entreprise dont les processus ne doivent pas être externalisés, ce sont les suivants :
- L’administration de la planification stratégique
- La trésorerie
- Le contrôle des fournisseurs
- La gestion de la qualité
- Le service à la clientèle
Quelles sont les raisons d’externaliser ?
La saturation du travail, l’incapacité d’accomplir certaines tâches ou le manque de services ou d’expériences conduisent de nombreuses entreprises à envisager l’option d’externaliser à un tiers.
Mais ce ne sont pas les seules raisons, il y en a aussi :
- La nécessité d’améliorer les performances étant donné que l’entreprise peut concentrer tous ses efforts sur son activité principale.
- Le gain de temps car si le travail est délégué, les responsabilités sont également déléguées et il y a lieu réduction du nombre de tâches à effectuer.
- La réduction des coûts : infrastructure, personnel, …
- L’expansion du marché : grâce aux services gérés, les entreprises peuvent couvrir les nouveaux besoins des clients par l’externalisation et la collaboration.
- Le besoin de réinventer leurs activités avec l’avènement de la transformation numérique.
- La flexibilité : l’embauche de professionnels à l’extérieur de l’entreprise permet d’alléger la structure interne.
- L’absence de conflits de travail, à l’exemple de la gestion du personnel qui sera désormais entre les mains de tiers et qui ne dépendra plus du département RH.
- L’accès aux nouvelles technologies, ce qui permet de rationaliser les tâches et d’améliorer l’image de l’entreprise.
Quels sont les avantages de l’externalisation ?
Bien que les avantages de l’externalisation varient en fonction de la situation financière et du marché de chaque entreprise, ils conduisent tous à un seul objectif : atteindre l’efficacité, car l’externalisation offre diverses solutions à tous les types d’entreprises.
Voici sept atouts de l’externalisation.
Réduction des coûts
Les coûts sont réduits dans plusieurs domaines. Parmi les coûts que vous économisez dans l’externalisation administrative, citons les coûts associés aux logiciels et aux matériels, les coûts associés au recrutement et à la gestion des ressources humaines, les coûts associés à la formation et à l’adaptation des employés aux technologies et à la méthodologie de travail, etc.
Ces coûts de main-d’œuvre et d’investissement moins élevés seront répercutés sur l’entreprise externalisée.
Augmentation de la productivité
Le travail est laissé entre les mains des experts de l’entreprise spécialisée. Il augmente la productivité de nos employés et réduit le temps d’achèvement des projets en évitant de perdre du temps sur la sélection du personnel, l’acquisition des équipements et en laissant plus de temps pour innover et améliorer nos produits. Les travaux sont exécutés dans un délai plus court. Par conséquent, cela augmente la productivité de l’entreprise.
L’accès aux dernières technologies
Si nous faisons appel à la bonne société d’externalisation, nous aurons accès aux dernières technologies sans avoir à investir notre propre argent dans des équipements ou dans la formation de l’équipe à ces technologies. Si nous disposons des dernières technologies, nous serons en mesure de réaliser nos projets plus rapidement.
Flexibilité
La flexibilité que donne l’externalisation est importante, car elle permet de nous adapter aux changements du marché et aussi de notre entreprise, en confiant des services à des tiers uniquement aux moments où nous en avons le plus besoin, comme pendant les pics de travail, lorsqu’un employé est en congé, lorsque l’entreprise a plusieurs projets en même temps ou lorsque l’entreprise a une injection d’argent pour un projet spécifique.
Concentration sur les domaines stratégiques
Un autre des avantages de l’externalisation est qu’elle permet à l’entreprise de concentrer ses efforts sur l’activité principale et de laisser les autres types de travaux à l’entreprise externalisée. Cela ambitionne une efficacité accrue dans l’activité principale de l’entreprise.
Amélioration de l’innovation commerciale
Comme nous l’avons dit plus haut, avec toutes les réductions de temps et d’argent que représente l’externalisation, nos employés peuvent se concentrer davantage sur l’innovation commerciale : mettre de nouveaux produits sur le marché ou améliorer ceux que nous avons déjà, afin de positionner l’entreprise dans une position clé face à la concurrence.
Résultats de qualité
Le fait de sous-traiter à une entreprise spécialisée ayant l’expérience de certains processus complexes assure l’amélioration de la qualité des produits ou services et donne la certitude que ces derniers seront lancés sur le marché avec toutes les garanties de succès.
Il est donc essentiel de choisir un prestataire spécialisé qui assure un niveau de qualité adéquat, une efficacité des solutions technologiques, une grande expérience au niveau de l’équipe et des succès remportés.